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Titre:  Assistant(e) Exécutif(ve)

Famille d'emplois:  Human Resources
Unité commerciale:  Metals - Processing
Etablissement: 

Asnières-sur-Seine, Ile-de-France, FR

Lieu de travail:  Asnieres-sur-Seine
Type de lieu:  Office Location / Office-based
Type de contrat:  À plein temps
Description: 

ANDRITZ exécute et livre des solutions innovantes à ses clients à travers le monde. La clé de notre succès? Nous sommes passionnés par ce que nous faisons! Nous sommes continuellement à la fine pointe des technologies d'ingénierie du futur, offrant des solutions qui assurent le succès de nos clients dans les industries phares qui dessinent notre monde de demain.

MISSION ET OBJECTIFS

Véritable soutien et relai de la direction, l’assistant exécutif apporte un support administratif aux managers, administre les locaux, gère la coordination des intervenants extérieurs et assiste le président dans son quotidien. Sa mission est de décharger le management de toutes les préoccupations administratives et de s’assurer que tous les salariés peuvent travailler dans de bonnes conditions matérielles. Il est leur point de contact. Il représente l’entreprise auprès des tiers.

 

Activités PRINCIPALES

Assistanat du président

Organisation, anticipation, préparation de ses voyages

Gestion des NDF

Support sur présentations PPT

Organisation et préparation de réunions (1to1, CSE, EIA…) et d’événements (pots, dîners, séminaires…), accueil des clients…

Anticipation des besoins du président

Coordination et animation des relations avec les écoles en support aux RH

 

Gestion de l’administratif

Accueil des visiteurs

Gestion de l’accueil des sous-traitants intervenant dans les locaux (plan de prévention…)

Gestion du courrier, des badges, réception du standard

Garant de l’accueil dans l’entreprise des nouveaux entrants (préparation des postes de travail) et de gestion de l’accueil sécurité

Gestion des contrats de voyages en lien avec le groupe et de l’agence. Travel manager

Gestion administrative des visas en support aux salariés et particulièrement aux managers des département de supervision de chantier et de mise en route

Support et organisation du support administratif pour l’ensemble de la société (éventuellement besoins intérimaires) sur les sujets tels que la documentation, les bibliothèques/marketing, le support bureautique…

Organisation du réseau commun et gestion des archives (gestion du chantier « mise en place des archives numériques »)

 

Office management

Gestion de la sécurité

  • S’assurer de la conformité des installations
  • Responsabilité des contrats de télésurveillance et de maintenance des équipements de sécurité
  • Participation à la mise à jour du document unique

Gestion de la maintenance des locaux

  • Contrats (ménage, téléphonie, location du matériel IT, restaurant interentreprises)
  • Menus travaux et des imprévus (interventions d’urgences, de réparation…)
  • Animation des locaux pour les événements/réunions (agencement des salles, café)
  • Gestion des espaces et de l’environnement de travail – force de proposition
  • Gestion du mobilier, des clés, des archives, du stockage, du parking

 

Gestion de l’approvisionnement

En support au responsable IT, du matériel IT

Des fournitures et éventuels matériels de bureau et mobiliers

Des denrées alimentaires pour la cafétéria

Des vêtements de chantier, goodies et des équipements de protection individuelle

En support aux Achats, des livraisons et enlèvements

 

Travail en étroites relations avec :

  • Le président
  • Le responsable IT
  • Le responsable RH
  • Le gestionnaire du bâtiment

 

competences

C’est une personne fiable, dynamique et hyper réactive. L’assistant exécutif a le sens du service ; il aime aider et apporter un support. Ouvrir un classeur Excel, faire des listes et des tableaux de suivis n’a aucun secret pour lui et il considère que le suivi administratif est essentiel. Il est capable d’apporter une vision de son suivi en temps réel. Il aime préparer de belles présentations. Il adore le contact, gérer et diriger les gens dans l’espace. Il est capable d’animer et de rythmer la vie du bureau. Il aime organiser, mais a aussi le souci de bien faire pour autrui. Cette personne reporte facilement à sa hiérarchie ; elle est autonome mais connaît ses limites de responsabilités. Elle a un grand sens de la confidentialité. Elle est aussi patiente et sait aller chercher l’information lorsqu’elle ne vient pas à elle. Elle est donc diplomate et sait se faire discrète. Étant en relation régulière avec les collègues étrangers et le groupe, elle parle évidemment l’anglais, autant qu’elle sait l’écrire. Elle possède des capacités de gestion, notamment d’un budget, et de négociation.

Poste cadre au forfait jours

Ordinateur et téléphone portables

Parking

RIE ou tickets restaurants

 

PROFIL

  • Bac+2 minimum
  • Expérience d’au moins 5 ans en assistanat de direction en milieu très exigeant ou en assistanat exécutif ou en office management
  • Connaissance des contrats de prestation de service
  • Expérience des achats, de la négociation et de la gestion des locaux

Tous les candidats qualifiés seront considérés sans égard à la race, l'ethnicité, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, le genre, la nationalité, ou tout handicap. 

ID demande d’ouverture de poste:  2305